מאגר מסמכים מובנה SAP Business One ארכיון דיגיטלי לניהול וייעול תהליכי עבודה

תוסף הארכיון הדיגיטלי מאפשר ניהול, תחזוקה ושליפה של מסמכים וקבצים באופן פשוט, מהיר ומדויק.
התוסף מיעל את תהליכי העבודה בכל מחלקות החברה ובכך מבטל את הצורך בטיפול בניירת וחוסך זמן וכסף. כמו כן, הוא נגיש לכל המשתמשים בארגון, מסביבות עבודה שונות ומאפשר גמישות מרבית.

מה אתם מקבלים?

  • חלון נספחים מפורט
  • מסלול ייעודי למסמכים חיצוניים
  • מסלול ארגוני למסמכי מערכת
  • חתימה דיגיטלית על פי תקנות מס הכנסה
  • הרחבות נוספות

חלון נספחים מפורט

חלון הנספחים שנמצא ב 40 מסכים שונים, מכיל מידע טקסטואלי וגרפי המציג תמונה מפורטת על מצב הקבצים.

כמו כן, מאפשר ביצוע מגוון פעולות לקליטה ותצוגה של מסמכים כגון: סריקה, יבוא, איחוד, שיחת WhatsApp.

bar scan sceen

מסלול ייעודי למסמכים חיצוניים

מאפשר ייבוא קבצים או סריקת מסמכים חיצוניים שלא נוצרו במערכת ה SAP Business One, ושיוכם בצורה אוטומטית לחלוטין למיקום הנכון עפ"י לוגיקה מובנית בתוסף.

לדוגמה: חשבוניות ספקים ( בנייר או בקובץ), הזמנות, הסכמים, חוזים, ערבויות, אישורים חתומים, מסמכי ייבוא, ועוד רבים.

מסלול ייעודי למסמכי מערכת

סריקה מרוכזת של מגוון מסמכים שהופקו ב SAP ולאחר מכן נוספו בהם חתימות/הערות ידניות. במסלול מאפשר עבודה מהירה לסריקת כמות גדולה של מסמכים מסוגים שונים ומסביבות עבודה שונות.

המערכת מסתמכת על הברקוד הייחודי של המסמכים כדי לשייך ולשמור אותם  במיקום הנכון בצורה אוטומטית.

 

לדוגמה: חשבוניות מס ( מכירות) , תעודות משלוח, קריאות שירות, כניסה ויציאה ממלאי, העברה בין מחסנים.

חתימה דיגיטלית על פי תקנות מס הכנסה

תקנות מס ההכנסה בישראל מחייבות שמירת תיעוד מסמכי הנייר למשך 7 שנים מיום הפקתם.

חוזר מס הכנסה מס' 09/2013, מתיר תיעוד סרוק וחתום דיגיטלית של מסמכי הנייר, וחוסך את הצורך בשמירת ניירת.

התוסף מאפשר סריקת מסמכים וביצוע חיתום דיגיטלי כפול על פי תקנות מס ההכנסה, ושמירתם לאורך זמן.

 

לדוגמה: חשבוניות מס ( מכירות) , תעודות משלוח, קריאות שירות, כניסה ויציאה ממלאי, העברה בין מחסנים.

הרחבות נוספות

  • יצוא קבצים רבים מידית לרואה חשבון או לבנק מלווה (בחברות קבלניות) על פי דרישה.
  • תצוגת קבצים לתשלומי ספקים ללא צורך בהבאת הניירת למאשר ולחותם.
  • מסמכים לפי פרויקטים לשליפה מהירה.